Основные правила бухгалтерии, которые помогут поддержать ваш бизнес

Я не открою вам ничего нового если скажу, что многие владельцы бизнеса предпочитают не разбираться в бухгалтерии. Но я хочу сказать вам, что это в корне не верное решение, которое может привести к печальным последствиям. Есть множество реальных примеров, когда похожее отношение к бизнесу вело его к развалу.

Многие не любят бухгалтерию - почему?

Собственно у этого есть свои причины, и как мне кажется, их две:

  • Первая причина, это реальная картина бизнеса. Человеку свойственно проявлять эмоции, психологически имея свой бизнес проще думать, что все идет хорошо и конечно же не хочется обнаружить что-то плохое. В бухгалтерии увы нет эмоций. Если вы начинаете разбираться в цифрах, то перед вами сразу открывается настоящая картина. Вы сразу сможете понять как обстоят дела - плохо или хорошо. Именно это понимание отпугивает некоторых владельцев бизнеса.
  • Вторая причина, это налоги. Я думаю, что будет сложно найти владельца бизнеса, который любил бы платить налоги. Но против закона не пойдешь, это нужно делать. Именно эту информацию доводит до внимания владельцев бизнеса бухгалтер. Благодаря этому у владельцев складывается негативное отношение ко всей бухгалтерии и ощущение, что по этой причине у собственника мельчает в кармане.

Я хочу развеять негатив и скажу лишь одно, если разбираться в цифрах и правилах ведения бухгалтерии, то вы никогда не заплатите лишнего, а в некоторых случаях расходы можно сократить. Запомните одну прописную истину — только реальная картина сможет показать вам реальное состояние вашего бизнеса и поможет принять верное решение по улучшению ваших дел. Ниже я опишу несколько правил, которыми нужно пользоваться для того, чтобы ваш бизнес оставался на плаву и приносил прибыль.

Никогда не отдавайте вашему бухгалтеру полный доступ к банк-клиенту

Не стоит перекладывать на бухгалтера полномочия по подписи и проведению оплаты, они должны выполняться самим собственником бизнеса. Бухгалтер должен видеть выписки банка и заниматься формированием платежек. Поэтому ограничьте права бухгалтера при работе с расчетным счетом.

Так вы всегда будете в курсе за что платите и сможете получать достоверную информацию по движению средств с расчетного счета. В истории бизнеса не мало случаев, когда бухгалтер пользовался средствами организаций в личных целях. Имейте в виду, что грамотный специалист способен замести за собой следы так, что это будет сложно обнаружить.

Подобные отношения между владельцем и бухгалтером являются здоровыми и именно они смогут избавить вас от лишних подозрений.

Контроль денежных средств

Я всегда советую внимательнее следить за банковскими выписками, чтобы эффективнее контролировать денежные средства. В пример можно привести постановление от налогового органа о том, что компании вынесен штраф. По истечению определенного времени денежные средства могут автоматически списать со счета организации, а вы не будете в курсе этого.

Для того, чтобы убедиться, что бухгалтер верно выполняет свою работу, достаточно следить за этими данными:

  • Начальный остаток
  • Конечный остаток
  • Приход
  • Расход

Если они совпадают в банк-клиенте и в вашей бухгалтерии, то все в порядке, бухгалтер исполняет свои обязанности верно. Я рекомендую вам проверять эту информацию периодами. Например выбрать период длиной в неделю или месяц.

Возврат первичной документации

Стоит обращать внимание на подписанные накладные и акты, а так-же позаботиться о том, чтобы они всегда находились на руках. Обычно на них не обращают внимания. Из-за этого могут возникнуть неприятные ситуации. В пример можно привести ситуацию, когда вы должны отгрузить товар, оплата за него уже прошла. Вы исполнили свои обязательства, но акты в бухгалтерию контрагента не передали. Как следствие, на вас висит долг.

Я настоятельно советую тщательнее контролировать документооборот в вашей организации. Так вы всегда сможете иметь доказательства выполнения своих обязательств, либо долгов перед вами. А так-же вовремя учтенные документы в бухгалтерии обеспечивают достоверную информацию о делах вашего бизнеса.

Закрытие месяца

Регулярное закрытие месяца — это стандартная процедура. Не забывайте вносить данные в бухгалтерскую программу в течение месяца и в момент возвращения документов. Всегда вовремя начисляйте и выплачивайте заработную плату сотрудникам. Не забудьте проверять остатки, позаботьтесь о том, чтобы они соответствовали действительности, либо хотя бы у вас не получались отрицательные остатки.

Система налогообложения

Знание своей системы налогообложения поможет избежать казусов с налогами и клиентами. Как пример, если вы работаете по УСН(упрощенная система налогообложения), к вам пришел клиент и попросил выписать счет-фактуру, вы это сделали и вы довольны собой. Но затем приходит недовольный бухгалтер, а вы не понимаете в чем дело. А дело в том, что после выставления счет-фактуры у вас появилась обязанность заплатить НДС, фактически вы сделали клиенту скидку равную 20%, и добавили хлопот себе.

Так-же необходимо знать ограничения по своей деятельности. Например, розничный магазин на ЕНВД решил заняться доставкой, но увы, тогда придется сменить систему налогообложения.

Поэтому прежде чем внедрять нововведения в ваш бизнес, уточните, можно ли это сделать в вашей системе налогообложения.

Не забывайте про календарь отчетности

Знание о том, когда нужно сдавать отчетность, и платить налоги являться обязательным. Эта информация поможет вам точно спланировать вашу деятельность. Вы сможете избежать варианты, когда крупная сумма денежных средств не запланировано уйдет на оплату налогов.

Никогда не откладывайте сдачу налоговой отчетности на последний день. Если крайний день подачи отчетности 25-е число, то как обычно начало, это 1-е число. Оптимально сдавать отчетность в середине этого периода, а если отложить это на последние дни, то обычно все будет происходить в горячке и возможны ошибки. А по причине массового наплыва опоздавших, возможны технические неисправности со стороны принимающий органов.

Сначала налог, а потом пени

Бывают случаи, когда налоговый орган присылает уведомления про неуплату налогов и взносов. При этом владельцу бизнеса могут начислять пени за просрочку. Не стоит рассчитывать сумму пеней самостоятельно. Всегда сначала оплатите налог и дождитесь, когда средства поступят в налоговую. Если поступить наоборот, сумму пеней вы никогда не сможете угадать, в итоге придется доплачивать, либо делать возврат излишне уплаченной суммы.

Как же быть?

Из всего этого у вас может возникнуть закономерный вопрос — Нанимать бухгалтера, либо вести дела самостоятельно? Если вы только начинаете заниматься бизнесом, то я рекомендую первый отчетный период сделать самому, чтобы вы смогли понять суть. А после этого уже принимать решение — нанимать специалиста или вести дела самостоятельно.